Bestellübersicht

Diese Seite gilt sowohl für verfügbare und gelöschte Bestellungen. Diese zwei Sparten sind alle über das Menü in Ihrer Administration zu erreichen, unter "Bestellungen->anzeigen" (verfügbar) und "Bestellungen->gelöschte" (gelöscht). Beim letzten Punkt, den gelöschten Bestellungen, erscheint rechts statt eines Mülleimers, wie bei den verfügbaren Bestellungen, ein grüner Pfeil, der nach oben zeigt. Mit Klick auf diesen Pfeil können Sie die gelöschten Bestellungen wiederherstellen! Ansonsten unterscheiden sich die Angaben auf dieser Seite nicht, in jedem genannten Bereich können Sie die Bestellungen wie angegeben bearbeiten.

Anhand von Screenshots (Abbildungen) werden die verschiedenen Funktionen erklärt, die Sie in der Bestellübersicht nutzen können. Die Bestellübersicht erreichen Sie über das Menü in Ihrer Administration unter Bestellungen->anzeigen.

Überschriftleiste der Bestellauflistung

Wie überall im administrativen Bereich Ihres Shopsystem erhalten Sie die Beschreibungen auch, indem Sie mit der Maus über diese Überschriften "fahren".

Punkt 1) aufklappen / zuklappen der Bestelldetails

Mit Klick auf diesen Pfeil (wie auch mit Klick auf die gesamter Zeile) führt dazu, dass die Detailinformtionen der Bestellung aufsliden (erscheinen). Dort können Sie alle Informationen der Bestellung bearbeiten (siehe Bestelldetails).

Punkt 2) Bestellnummer

Nummer, die eine Bestellung eindeutig identifiziert. Wird in den Rechnungsnamen eingefügt, um so eindeutige Rechnungsnamen zu erzeugen. Sollte es Probleme mit einer Bestellung/Rechnung geben, so ist diese Nummer das Identifizierungszeichen! Klick in der entsprechenden Zeile bewirkt das aufsliden/öffnen der Bestellinformationen. Klick auf die Überschrift bewirkt die Sortierung/Ausgabe nach Bestellnummer.

Punkt 3) Datum

Datum & Zeitpunkt, an dem die Bestellung aufgegeben wurde. Klick in der entsprechenden Zeile bewirkt das aufsliden/öffnen der Bestellinformationen. Klick auf die Überschrift bewirkt die Sortierung/Ausgabe nach Datum.

Punkt 4) Kunde

Name des Kunden der aufgegebenen Bestellung. Klick in der entsprechenden Zeile bewirkt das aufsliden/öffnen der Bestellinformationen. Sie bekommen alle Bestellungen dieses Kunden aufgelistet wenn Sie dort auf 'Alle Bestellung dieses Kunden auflisten' (Punkt 18e in Bestelldetails, unten) klicken. Klick auf die Überschrift bewirkt die Sortierung/Ausgabe nach Name.

Punkt 5) Rolle / Kundengruppe

In dieser Spalte wird angezeigt, mit welcher 'Rolle' der Kunde bestelle hat bzw. in welcher 'Kundengruppe' sicher dieser befindet. Im Folgenden sind die drei möglichen Icons erklärt, die hier angezeigt werden:
- graue einzelne Person: Die Bestellung wurde als Gast getätigt.
- farbige einzelne Person mit orangenfarbenem Plus-Zeichen: Die Bestellung wurde von einer registrierten Person durchgeführt.
- zwei farbige Personen mit grünem Plus-Zeichen: Die Bestellung wurde von einer Person durchgeführt, die einer Kundengruppe angehört. Wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Icon in der jeweiligen Zeile fahren, wird Ihnen der Kundengruppen-Name angezeigt.

Punkt 6) Kunden kontaktieren (über Kontaktformular)

Klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf das gelbe EMail-Symbol, wenn Sie den Kunden kontaktieren möchten. Es öffnet sich dann ein Kontaktformular.

Punkt 7) Lieferschein anzeigen (PDF)

Ein Klick auf das Icon in der entsprechenden Zeile bewirkt, dass der Lieferschein der Bestellung geöffnet wird (als PDF Dokument). Sollte hier kein Icon in einer Zeile vorhanden sein, so handelt es sich z.B. um eine Bestellung, die nur Downloads enthält und nicht per Paket verschickt wird, es somit keinen Lieferschein zu dieser Bestellung gibt.

Punkt 8) Rechnung anzeigen (PDF)

Ein Klick auf das Icon in der entsprechenden Zeile bewirkt, dass die Rechnung der Bestellung geöffnet wird (als PDF Dokument).

Tipp: Alle Rechnungen eines bestimmten Jahres/Zeitraums können, gesammelt als ZIP-Datei, unter 'Statistiken->Einnahmen' runtergeladen werden.

Punkt 9) Rechnung senden

Ein Klick bewirkt die Zustellung der Rechnung zu dieser Bestellung an die vom Kunden hinterlegte Emailadresse. Es werden dazu immer die aktuellen von Ihnen eingetragenen Firmendaten (und Kontodaten) verwendet. Wenn ein 'grüner Kreis' erscheint war die Zustellung der Rechnung erfolgreich. Wenn der 'grüne Kreis' von Anfang an zu sehen war, dann wurde diese Rechnung bereits versendet. Ein nochmaliges Versenden der Rechnung ist unter 'Histories->Rechnungen' im Menü möglich. Um eine Rechung zu kontrollieren, können Sie sich diese mit Klick auf das Symbol in Spalte "Ra" (Punkt 8) ansehen.

Punkt 10) Bezahlung erhalten

Hier können Sie markieren, ob die Bestellung bezahlt wurde. Dies dient nur Ihrer Information, es wird keine Email an den Kunden versendet. Bei Bezahlung durch den Kunden während des Bestellprozesses, z.B. über Paypal oder Sofortüberweisung, wird dieses Feld automatisch auf 'bezahlt' gesetzt.

Punkt 11) Status

Damit der Kunden den Status der Bestellung einsehen/verfolgen kann, haben Sie die Möglichkeit, diesen hier einzustellen. Sollten Sie einen Status ändern kann der Kunde diese Änderung zeitgleich im Kundenbereich ersehen. Bedeutungen:
rot: Bestellung unbearbeitet
gelb: Bestellung in Bearbeitung
grün: Bestellung versendet/abgeschlossen
Außerdem bekommt der Kunde bei jeder von Ihnen durchgeführten Statusänderung eine Email, die die Statusänderung beschreibt und den Kunden zusätzlich über den Status seiner Bestellung informiert.
Sie haben die Möglichkeit, diese Emails und die generelle Bedeutung der Status gelb und grün zu verändern. Über die Einstellungsseite für Emails können Sie für jede Produktart die Status gelb und grün textlich und sinngemäß verändern.

Punkt 12) Bestellung stornieren

Die jeweilige Bestellung können Sie mit Klick in der entsprechenden Zeile auf das 'rote Kreuz' Symbol stornieren. Bevor die Bestellung storniert wird erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie erst bestätigen müssen! Jede stornierte Bestellung kann unter 'Bestellungen->stornierte' wiederhergestellt werden. Wenn eine Bestellung storniert wird, werden alle in der Bestellung bestellten Produktmengen wieder den verfügbarene Mengen der Produkte gutgeschrieben (addiert). Der Kunde der stornierten Bestellung erhält per E-Mail dir Information, dass die Bestellung storniert wurde. Tipp: Regeln Sie die Rückzahlung sowie die Paketrücksendung mit dem Kunden, bevor Sie eine Bestellung stornieren.

Punkt 13) Express-Versand

Wenn in der jeweiligen Zeile ein grünes LKW-Icon zu sehen ist, dann hat der Kunde während der Bestellung Express-Versand ausgewählt. Somit ist die Ware als Expresssendung auszugeben.

Punkt 14) Plattform

Diese Spalte zeigt, über welche Plattform die Bestellung getätigt wurde. Wenn ein Smartphone-Icon zu sehen ist wurde die Bestellung über ein mobiles Endgeräte getätigt, was durch Ihr gebuchtes Modul 'Mobile' ermöglicht wurde. Sollten Sie die Bestellung manuell (über das Modul 'Manuelle Bestelleingabe') aufgegeben haben, wird ein Telefonhörer-Icon angezeigt. Wenn kein Symbol zu sehen ist handelt es sich um eine Kundenbestellung, die von einem Computer aus getätigt wurde.

Tabs

Punkt 15) Tab Produkte

Klicken Sie hier für detailliertere Informationen zum Tab Produkte.

Punkt 16) Tab Adresse

Klicken Sie hier für detailliertere Informationen zum Tab Adresse.

Punkt 17) Tab Paketverfolgung

Klicken Sie hier für detailliertere Informationen zum Tab Paketverfolgung.

Punkt 18) Tab Sonstiges

Klicken Sie hier für detailliertere Informationen zum Tab Sonstiges.

Tab Produkte

Punkt 15a) Fortlaufende Nummer

Die Produkte innerhalb der Bestellung werden hier zur übersichtlichen Darstellung fortlaufend durchnummeriert.

Punkt 15b) Datenbank Nummer

Eindeutige Nummer des Produkts, welche Sie in der Produktübersicht einsehen können.

Punkt 15c) Artikelnummer

Dem Produkt zugehörige Artikelnummer, zum Zeitpunkt der Bestellung.

Punkt 15d) Artikelname

Dem Produkt zugehöriger Artikelname, zum Zeitpunkt der Bestellung.

Punkt 15e) MwSt.

Die Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer ist bei allen Preisen inklusive. Diese Spalte beschreibt den %-Wert. Sie können diesen Wert hier nachträglich verändern, indem Sie den Wert im Textfeld in der entsprechenden Zeile bearbeiten. Wenn Sie danach die Rechnung versenden, egal ob zum ersten oder x-ten Mal, wird diese neue MWSt. angerechnet.

Punkt 15f) Stückpreis

Sie können den Stückpreis eines Produktes hier nachträglich verändern, indem Sie den Wert im Textfeld in der entsprechenden Zeile bearbeiten. Wenn Sie danach die Rechnung versenden, egal ob zum ersten oder x-ten Mal, wird dieser neue Stückpreis angerechnet.

Punkt 15g) Anzahl

Hier können Sie die Anzahl eines Produktes nachträglich verändern. Ändern Sie dazu den Wert im Textfeld in der entsprechenden Zeile. Wenn Sie danach die Rechnung versenden, egal ob zum ersten oder x-ten Mal, wird diese neue Anzahl angegeben.

Punkt 15h) Gesamtpreis

Der Gesamtpreis, errechnet aus der Anzahl des Produkts und dem Stückpreis. Der Gesamtpreis verändert sich, sobald die Anzahl oder der Stückpreis des Produkts verändert wird.

Punkt 15i) Produkt aus Bestellung löschen

Mit Klick auf das rote 'Kreuz' in der entsprechenden Zeile wird ein Produkt aus der Bestellung entfernt. Bevor das Produkt entfernt wird erscheint eine Sicherheitsabfrage, der Sie erst zustimmen müssen.

Punkt 15j) Zahlungsart

Die hier angezeigte Zahlungsart wurde vom Kunden während der Bestellung gewählt. Sie können diesen Wert ändern, indem Sie in der Auswahlbox eine andere Zahlungsart auswählen. Achtung: Die Versandkosten werden nach Änderung neu berechnet, d.h. ein evtl. individuell von Ihnen angegebener Versandpreis geht verloren. Es werden nur die von Ihnen aktivierten Zahlungsarten (zu finden im Menü unter Einstellungen->Zahlmethoden) und ohne Beteiligung eines externen Payment-Anbieters zur Auswahl gestellt. Wenn Sie danach die Rechnung versenden, egal ob zum ersten oder x-ten Mal, wird diese neu eingetragene Bezahlart angegeben.

Punkt 15k) Anzahl Produkte

Diese Zahl beschreibt die Anzahl der unterschiedlichen Produkte innerhalb dieser Bestellung.

Punkt 15l) Anzahl gewählter Bestellmengen

Diese Zahl beschreibt die Mengenanzahl aller insgesamt bestellten Produkte.

Punkt 15m) Versandpreis

Der hier angegebene Wert ist der Versandkostenpreis der bestellten Ware in Euro. Er wurde während der Bestellung berechnet und richtet sich nach dem Versandschema, welches Sie unter 'Einstellungen->Versand' eingetragen haben. Sie können diesen Wert ändern, indem Sie den Wert im Textfeld verändern. Wenn Sie danach die Rechnung versenden, egal ob zum ersten oder x-ten Mal, wird dieser neue Versandpreis angegeben.
Hinweis: Wenn Sie oben in der Liste der Artikel dieser Bestellung die Anzahl (Punkt 15g) eines Artikels ändern, wird der Versandpreis ebenfalls neu berechnet. Dies hat zur Folge, dass ein evtl. hier individuell von Ihnen eingetragener Versandpreis verworfen wird. Diesen müssen Sie danach wieder manuell nachtragen.

Punkt 15n) Summe (netto)

Summe (netto) dieser Bestellung. Wird bei Veränderung des Versandpreises (Punkt 15m), der Zahlungsart (Punkt 15j) oder einer Produktanzahl (Punkt 15g) neu berechnet.

Punkt 15o) MWst (Umsatzsteuer)

Berechnet sich nach dem von Ihnen gewählten MWst-Satz, den Sie unter Daten im Tab 'Konto/Bezahlung' in Ihrer Administration unter "Umsatzsteuer (%)" verändern können. Wird bei Veränderung des Versandpreises (Punkt 15m), der Zahlungsart (Punkt 15j) oder einer Produktanzahl (Punkt 15g) neu berechnet.

Punkt 15p) Summe

Summe (brutto) dieser Bestellung. Wird bei Veränderung des Versandpreises (Punkt 15m), der Zahlungsart (Punkt 15j) oder einer Produktanzahl (Punkt 15g) neu berechnet.

Punkt 15q) Produkt hinzufügen

Über diesen Link können Sie der Bestellung beliebige Produkte nachträglich hinzufügen.

Punkt 15r) Teilstornierung

Über diesen Link können Sie eine Teilstornierung ausführen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Produkte auswählen können, die teilstorniert werden sollen. Hinter dem Vorgang stecken folgende Abläufe:

• 1. Die Menge der stornierten Produkte wird in der Bestellung entfernt
• 2. Die stornierten Produkte werden in eine neue Bestellung übernommen, die sofort als storniert ins System geschrieben wird.
• 3. Die Bestellung wird in Beziehung zu allen Teilstornierungen gesetzt, d.h. nachträglich können alle Vorgänge nachvollzogen werden. Bei entsprechenden Bestellungen wird ein neues Tab 'Teilstornierung' angezeigt, welches die enstprechenden Informationen darstellt.
• 4. Die Kundin/der Kunde wird per Email über die Stornierung benachrichtigt und erhält die dazu passende Stornorechnung, wenn unter 'Einstellungen->Allgemein' im Tab 'Sonstiges' unter 'Stornorechnung versenden' -> 'automatisch' eingestellt ist.
• 5. Nach gespeicherter Teilstornierung können Sie über einen Link direkt zu dieser gelangen und bspw. die Stornorechnung dazu einsehen.

Die Storno-Email kann unter 'Einstellungen->Emails' in der Emailvorlage "Stornorechnung" bearbeitet werden.

Tab Adresse

Punkt 16a) Rechnungs- und Lieferadresse

Die Daten der Rechnungs- und Lieferadresse können nachträglich verändert werden. Diese Daten speichern sich automatisch.

Punkt 16b) Abweichende Lieferdaten

Hier können Sie bestimmen, ob eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse vorhanden ist.

Tab Paketverfolgung

Bevor Sie eine Bestellung auf 'grün' setzen (siehe Punkt 11) und diese somit als versendet gilt, können Sie hier Daten zur Paketverfolgung angeben. Diese erhält der Kunde als Link in der Versandbestätigungs-Email, die versendet wird, wenn eine Bestellung auf 'grün' gesetzt wird.

Punkt 17a) Logistikunternehmen

Wählen Sie hier das Logistikunternehmen aus, mit welchem Sie das Paket versenden. Aus dem Logistikunternehmen sowie dem Trackingcode/ der Paketnummer (Punkt 17b) wird der Paketverfolgungslink gebildet.

Punkt 17b) Trackingcode/Paketnummer

Geben Sie hier den den Trackingcode/ die Paketnummer ein, die zur verschickten Sendung passt. Aus dem Logistikunternehmen (Punkt 17a) sowie dem Trackingcode/ der Paketnummer wird der Paketverfolgungslink gebildet.

Punkt 17c) Paketverfolgung öffnen

Aus dem Logistikunternehmen (Punkt 17a) sowie dem Trackingcode/ der Paketnummer (Punkt 17b) wird der Paketverfolgungslink gebildet. Klicken Sie auf diesen Link, um den Paketverfolgungslink zu testen.

Tab Sonstiges

Neben den beschriebenen Feldern Telefonnummer (Punkt 18a) und der Bemerkung (Punkt 18b) werden hier auch die zusätzlichen Bestellfelder (im Menü unter 'Bestellungen->Zusätzliche Datenfelder'), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bei aktiviertem Reverse-Charge-Verfahren, einstellbar im Menü unter Daten im Tab 'Konto/Bezahlung') angezeigt.

Punkt 18a) Telefonnummer

Hier können Sie die Telefonnummer einsehen/bearbeiten.

Punkt 18b) Bemerkung

Hier können Sie die Bemerkung, die während der Bestellung eingegeben wurde, einsehen/bearbeiten.

Punkt 18c) Rechnung anzeigen (PDF)

Mit Klick auf den Link "Rechnung anzeigen (PDF)" wird die Rechnung dieser Bestellung als PDF geöffnet.

Tipp: Alle Rechnungen eines bestimmten Jahres/Zeitraums können, gesammelt als ZIP-Datei, unter 'Statistiken->Einnahmen' runtergeladen werden.

Punkt 18d) Lieferschein anzeigen (PDF)

Mit Klick auf den Link "Lieferschein anzeigen (PDF)" wird der Lieferschein dieser Bestellung als PDF geöffnet.

Punkt 18e) Alle Bestellungen dieses Kunden auflisten

Mit Klick auf den Link "Alle Bestellungen dieses Kunden auflisten" werden Sie zur Bestellübersicht dieses Kunden weitergeleitet.

Manuelle Bestelleingabe

Das Modul 'Manuelle Bestelleingabe' ermöglicht Ihnen, sobald Sie dieses gebucht haben, Bestellungen über diese Schaltfläche (Punkt 25) manuell einzutragen. Das Modul 'Manuelle Kundeneingabe' ermöglicht es darüberhinaus, Kunden manuell anzulegen (Punkt 26).

Klicken Sie hier für eine ausführliche Beschreibung zur manuellen Bestelleingabe.